Was ist RPA?
Robotic Process Automation (RPA) ist momentan ein Buzzword, aber was genau ist mit RPA eigentlich gemeint? Wie der Name bereits vermuten lässt, handelt es sich hierbei um eine Technologie zur Automatisierung von Prozessen. Genauer gesagt, geschieht die Automatisierung bei der RPA mit Hilfe von Software Robotern. Es kommt also dazu, dass Prozesse, die bisher menschliche Interaktionen mit Benutzeroberflächen verschiedener Anwendungsprogramme beinhaltet haben, von Software Robotern nachgeahmt werden und somit automatisiert ablaufen. Die hierzu notwendigen Prozessschritte werden zunächst aufgenommen, mit Hilfe von RPA Tools modelliert oder in Form von Skripten programmiert. Somit erfordert der Einsatz von RPA keine Veränderung bestehender Informationssysteme, da ein Software Roboter in vergleichbarer Art und Weise auf der Benutzeroberfläche arbeitet, wie es ein Mensch tun würde. RPA Lösungen können sowohl auf individuellen Desktop PCs als auch auf unternehmenseigenen Servern laufen.
Was sind potentielle Vorteile von RPA?
Nicht grundlos ist RPA in kürzester Zeit zu einem wichtigen Thema geworden. Die Automatisierungstechnologie bringt viele Vorteile mit sich. Bedeuten ist vor allem der Kostenfaktor. Es ist nicht nötig, verwendete Informationssysteme und bestehende Geschäftsstrukturen für den Einsatz von Software Robotern umzugestalten. Folglich können Automatisierungsvorhaben mit RPA schnell und kostengünstig umgesetzt werden. Diese non-invasive Eigenschaft der Technologie gewährleistet zudem eine störungsfreie Integration in die existierende IT Infrastruktur, da sich verschiedene Systeme nicht gegenseitig beeinträchtigen. Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist der geringe Entwicklungsaufwand. RPA benötigt keine Programmierkenntnisse und beruht in großen Teilen auf low-code Implementierungen. Benötigtes technisches Know-How ist daher verhältnismäßig gering. Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Thema Automatisierung ist die Qualität der Arbeit, deren automatisierte Durchführung angestrebt wird. Werden Prozeduren immer auf die gleiche Art und Weise strukturiert durchgeführt, so kommt es nicht zu Flüchtigkeitsfehlern, die sonst durch menschliche Unachtsamkeit verursacht werden können. Zusätzlich kann die Arbeitsgeschwindigkeit durch den Einsatz RPA Robotern deutlich gesteigert werden. Dadurch können Zeiteinsparungen erreicht werden, die wiederum gesteigerte Effizienz und erhöhte Produktivität einer Organisation mit sich bringen. Die Entlastung von Mitarbeitern schafft zudem häufig eine gesteigerte Zufriedenheit, da der Mensch seine Zeit in anspruchsvollere und spannende Aufgaben investieren kann. Dies sind nur einige der Vorteile, die der Gebrauch von RPA beinhaltet.
Nachteile von RPA
Um ein ganzheitliches Bild von RPA zu schildern, müssen allerdings auch die Nachteile der Technologie berücksichtigt werden. Insbesondere die Stabilität der Performance der Software Roboter ist in vielen Fällen ein großes Manko: Schon kleinste Veränderungen der Benutzeroberfläche – zum Beispiel das Verschieben eines Buttons – können die Ausführung eines Roboters zum Scheitern bringen. In Zeiten ständiger Updates und visueller Anpassungen, stellt dies ein großes Problem dar. Eine Automatisierung ist zwar trotzdem möglich, benötigt jedoch häufig großen Wartungsaufwand, der eine zunächst kostengünstige Integration plötzlich zum teuren Unterfangen machen kann. Es zeigt sich somit, dass die Methoden zum Aufzeichnen und Modellieren der Prozesse noch nicht vollständig ausgereift sind. Deshalb ist ein vermehrter Einsatz von Technologien wie Künstlicher Intelligenz und optische Zeichenerkennung oder Optical Character Recognition (OCR) und ein Wandel weg von reiner Front-end hin zu vermehrter Back-end Integration zu beobachten. Letztere kann durch die Verwendung von bereitgestellten Komponenten innerhalb einer RPA-Konfigurationssoftware sichergestellt werden. Die Chancen einer erfolgreichen und stabilen Ausführung von Software Robotern kann so zwar gesteigert werden, benötigt aber, entgegen der Versprechen vieler RPA-Anbieter, größeres technisches Know-How. Zudem ist nicht jeder Prozess für eine Automatisierung mittels RPA geeignet. Folglich stehen Unternehmen vor der zentralen Frage, welche Prozesse sich sinnvoll und effektiv automatisieren lassen ohne das die Automatisierung neue – und vielleicht sogar gravierende – Probleme mit sich zu bringt.
Welche Prozesse lassen sich mit RPA automatisieren?
Prozesse, die nach festen Instruktionen ablaufen, lassen sich mit RPA automatisieren. Je häufiger bestimmte Routinen auftreten, desto gewinnbringender ist ihre Automatisierung. Feste Instruktionen und Regeln sind zudem wichtig, da ein Software Roboter, anders als ein Mensch, keine bis wenig Intelligenz zum Bearbeiten einer Aufgabe einsetzen kann. Ein automatisierbarer Prozess, der in jedem Unternehmen anfällt ist beispielsweise die Dateneingabe oder das Extrahieren von Daten aus einem Enterprise-Resource-Planning System (ERP-System). Dieser Prozess ist wenig anspruchsvoll, bedarf häufiger Wiederholung und kann unter Umständen sehr fehleranfällig sein. All dies sind Faktoren, die das Einführen von RPA befürworten.
Wie ist der aktuelle Status Quo von RPA?
Wie bereits erwähnt, ist Robotic Process Automation aktuell ein gefragtes Thema. Für den Erfolg einer neu aufkommenden Technologie ist insbesondere ihre Adoption am Markt entscheidend. Um diese Entwicklung verfolgen zu können, bietet sich ein Blick auf den Gartner Hype Cycle an. Der Hype Cycle ordnet verschiedene aufstrebende Technologien einer von fünf Phasen des Technologie-Lebenszyklus zu. Hiervon kann eine Aussage über die aktuelle öffentliche Bekanntheit einer neuen Technologie abgeleitet werden. Im Hype Cycle aus dem Jahr 2019, indem nur Technologien aus dem Bereich Künstlicher Intelligenz aufgeführt werden, ist RPA in Phase 3, dem „Tal der Enttäuschungen“ zu finden. Gartner beschreibt in dieser Phase ein schwindendes Interesse, da die Erwartungen (Phase 2: “Gipfel der überzogenen Erwartungen”) an die Technologie nicht erfüllt werden. Folglich wird die Berichterstattung und damit der Bekanntheitsgrad weniger. Insbesondere Anbieter der neuen Technologie müssen in dieser Phase mit Verbesserungen und Neuerungen auftrumpfen um die “Early Adopters” zufriedenzustellen und eine fortwährende Marktstellung zu erkämpfen.
Dieser Kampf um die Marktführer-Rolle ist auch im RPA-Markt zu beobachten: Von 2017 auf 2018 veränderte sich für neun von zehn RPA-Anbietern die Marktanteilsposition. Zudem müssen sich aktuelle Top Player wie UiPath, Automation Anywhere und BluePrism neue Wettbewerber einstellen. Insbesondere große Firmen, wie IBM, Microsoft und SAP, werden hierbei in naher Zukunft den Markt durch Partnerschaften oder Akquisitionen erneut aufmischen. Ein Resultat dieses harten Wettbewerbs ist die Prognose, dass RPA in weniger als zwei Jahren den “Plateau der Produktivität” erreichen wird. Ab diesem Zeitpunkt sind die Vorteile einer Technologie anerkannt und akzeptiert und neue Generationen beginnen sich in einem Massen- oder Nischenmarkt zu etablieren.
Wer sollte Robotic Process Automation nutzen?
Die größten Anwender von RPA heutzutage sind Banken, Versicherungen und Telekommunikationsfirmen, da diese häufig mit Altsystemen arbeiten und RPA Lösungen nutzen, um Integrationsfunktionalität zu gewährleisten. Sinkende Kosten, gesteigerte Genauigkeit und verbesserte Compliance versprechen jedoch auch in vielen anderen Branchen verbesserte Geschäftsergebnisse. Schätzungen zufolgen, werden 85% großer Organisationen (Firmen mit einem Umsatz von mehr als einer Milliarde Euro) bis Ende 2022 irgendeine Form von RPA einsetzen.
Allerdings ist Robotic Process Automation keine one-size-fits-all Technologie, sodass in einigen Anwendungsfällen mit anderen Automatisierungslösungen bessere Ergebnisse erzielt werden können. RPA ist immer dann eine gute Wahl, wenn strukturierte Daten zur Automatisierung vorliegen, automatisierte Funktionalität zu bestehenden Altsystemen hinzugefügt werden soll oder externe Systeme angebunden werden sollen, die nicht über andere IT-Optionen angeschlossen werden können.
Um ein RPA-Projekt zum Erfolg zu führen, müssen Führungskräfte zunächst mögliche Anwendungsfälle für RPA in der eigenen Organisation evaluieren. Dabei sollte sich vor allem auf umsatzgenerierende Aktivitäten konzentriert werden. Im nächsten Schritt folgt die Ermittlung der Anwendungsfälle, die schnelle Gewinne erbringen können. Dabei kann es sich um Aufgaben handeln, bei denen Daten lediglich zwischen Systemen bewegt werden oder strukturierte, digitalisierte Daten nach vordefinierten Regeln verarbeitet werden müssen. Während dies die Anwendungsfälle sind, in denen RPA schnelle und hohe Gewinne liefert, ist es wichtig, weitere Tools und Services zu berücksichtigen, die in bestimmten Anwendungsfällen funktions- und kostentechnisch sinnvoll anwendbar sind. Diese Alternativen können parallel zu RPA oder als Hybridlösung eingesetzt werden. Bei der Auswahl eines Anbieters sollte zudem auf zukünftige KI-basierten Optionen geachtet werden.
